Com reclamar un pagament educadament implica seguir una sèrie de passos. En primer lloc, es recomana enviar recordatoris per correu electrònic abans de la data de venciment. També és important establir una comunicació directa a través de trucades telefòniques i missatges de text. A més, existeixen eines en línia que faciliten el seguiment dels pagaments. Mantenir la professionalitat i eliminar la culpa són aspectes fonamentals en aquest procés. En casos de factures impagades, es poden considerar accions legals i recórrer a una agència de cobraments de deutes.

Com reclamar un pagament educadament

Reclamar un pagament de manera educada implica seguir una sèrie de passos que t’ajudaran a gestionar de manera efectiva els deutes pendents. A continuació, et presentem les estratègies fonamentals per a reclamar un pagament de manera cortesa i professional.

Recordatoris previs al venciment

Abans que arribi la data de venciment de la factura, és recomanable enviar recordatoris al client per a evitar oblits o retards en el pagament. Dividirem aquesta etapa en dues parts:

Etapa inicial: Enviament del primer recordatori per correu electrònic

El primer pas consisteix a enviar un correu electrònic amable però directe per a recordar al client sobre la data de venciment pròxima. En aquest correu, inclou els detalls del projecte, la factura corresponent i la data límit de pagament. Explica-li clarament la importància de complir amb les obligacions financeres acordades.

Etapa prèvia al venciment: Enviament del segon recordatori per correu electrònic

Si el client no ha realitzat el pagament després del primer recordatori, és moment d’enviar un segon correu electrònic abans de la data de venciment. Sé igualment educat però ferm en recordar-li la seva responsabilitat de complir amb el compromís econòmic adquirit. En aquesta comunicació, reitera els detalls del projecte, la factura i la data límit de pagament. Així mateix, informa’l de les conseqüències pel retard en el pagament, com a possibles interessos moratoris o accions legals.

Comunicació directa: Trucades telefòniques i missatges de text

Si els correus electrònics no estan sent efectius, és moment de passar a una comunicació més directa. Utilitza trucades telefòniques i missatges de text per a establir un contacte més pròxim amb el deutor. A continuació, t’oferim alguns consells per a dur a terme aquestes comunicacions de manera efectiva:

Consells per a realitzar trucades telefòniques efectives

• Parla amb calma i claredat, mostrant professionalitat en tot moment.
• Posa’t en contacte en un horari adequat, evitant interrompre activitats importants del deutor.
• Presenta el teu nom i empresa de manera clara a l’inici de la crida.
• Estableix clarament la data de pagament i les conseqüències si no es compleix.

Utilitat d’eines com a Whatsapp en la comunicació amb el deutor

A més de les trucades telefòniques, l’ús d’aplicacions de missatgeria com a Whatsapp pot facilitar la comunicació amb el deutor. Assegura’t de mantenir un to amable i professional en els teus missatges, recordant-li els terminis de pagament i la importància de complir amb les obligacions financeres.

Utilització d’eines en línia per al seguiment de pagaments

Per a agilitzar el seguiment dels pagaments pendents, existeixen eines en línia que poden enviar-te automàtica i periòdicament recordatoris de factures impagades. Plataformes com Paypal, Payoneer i Google Pay ofereixen aquesta funcionalitat, la qual cosa et permetrà tenir un control més efectiu sobre els cobraments pendents. A més, utilitzar plataformes com Deel t’ajudarà a rebre pagaments de manera segura i complir amb les normes legals de manera senzilla.

Mantenir la professionalitat i eliminar la culpa en el procés de reclamació

És important recordar que reclamar un pagament és un procés legítim i professional. No et sentis culpable per exigir el que legítimament et correspon. Assegura’t de recopilar les dades necessàries per a facturar al client de manera correcta, establir terminis i condicions de pagament clars, i crear un flux de postpagament per a recordar als clients sobre els pagaments pendents. Mantingues sempre una actitud professional i respectuosa, evitant confrontacions o discussions innecessàries.

Accions legals en casos de factures impagades

En situacions de grans factures impagades, pot ser necessari considerar l’ús d’una agència de cobraments de deutes. Aquestes agències compten amb l’experiència i els recursos necessaris per a perseguir el cobrament dels deutes de manera legal i efectiva.

Esperem que el nostre article sobre com reclamar un pagament educadament t’hagi servit d’ajuda per als impagaments que puguis tenir.